Ich möchte mit diesem Post einfach mal unser Vorgehen teilen, was wir bisher gemacht haben und wie wir unser Fest organisieren. Ich sage nicht, dass das jeder so machen muss, aber wer wie ich keine Ahnung von Eventplanung hat und gar nicht weiß, wo er anfangen soll, für den ist es vielleicht ganz hilfreich zu sehen, wie andere (in dem Fall: ich) das machen.

Zu Anfang bin ich völlig unbedarft an die Sache rangegangen. Ich habe einfach mal eine Mail an 2-3 Locations, die ich vom Hörensagen kannte, geschrieben. Zu dem Zeitpunkt hatte ich keinerlei Vorstellung meiner eigenen Hochzeit – das nur vorweg. Erst durch die Nachfragen der Locations selbst zu bestimmen »Eckdaten« wurde mir bewusst, dass es doch etwas mehr Vorarbeit bedarf als einfach nur Mails schreiben.

Schritt 0: Datum finden

Bevor ihr iiirgendetwas anderes macht, sucht euch bitteschön ein Datum. Wenn ihr Gäste fragen wollt, ob sie kommen können oder eine Location anfragt, braucht ihr immer ein Datum. Wir haben uns im Vorfeld auf insgesamt vier mögliche Daten geeinigt und immer mit diesen vieren (in einer bestimmten Reihenfolge/Priorisierung) angefragt. Das macht es allen Beteiligten leichter zu sagen, ob eine Feier an diesem Datum überhaupt möglich ist – und ihr seid auch etwas flexibler.

Tipp: Nicht alle Standesämter trauen samstags, achtet bei der Datumswahl darauf, dass »euer« Standesamt auch samstags traut. Informiert euch zur Not erst vorher. Wir hatten das Problem, dass wir teilweise Pfingstsonntag angefragt hatten, zum Schluss aber herauskam, dass an diesem Sonn-/Feiertag gar nicht getraut wird. Selbiges gilt auch für die kirchliche Hochzeit. Immer erst fragen, dann weiterplanen!

Schritt 1: Gästeliste aufsetzen

Das erste, was wir also taten, war ein Google Spreadsheet anzulegen, auf das wir beide Schreibzugriff hatten. So erstellten wir eine Liste, die folgende Spalten enthält:

  • Name des Gastes:
    bzw. bei Paaren beide Namen

  • Anzahl Erwachsene:
    Bei einem Gast kommt hier eine »1« rein, bei Pärchen »2«, falls erwachsene Kinder dazu eingeladen werden »3«, usw.

  • Anzahl Kinder:
    Kinder kosten, was das Essen angeht, meist – je nach Alter – weniger oder gar nichts, sollten der Location aber bekannt sein.

  • Adresse:
    Klar: zum Versand der Save the Date- bzw. Einladungskarten; man hat alles an einem Ort, sehr gut!

  • Anzahl gesamt:
    kumulierte Anzahl aller Erwachsenen + Kinder für diese Zeile

  • Zimmer benötigt?
    Spalte um einzutragen, ob diese Gäste gern ein Zimmer hätten, um das man sich natürlich auch kümmern muss. Sinnvoll bei Gästen mit kleinen Kindern, die gestillt, gewickelt oder anderweitig versorgt werden müssen. »1« bedeutet »ja«, kein Eintrag »nein«.

Weitere Spalten wie Essenspräferenzen (vegetarisch/vegan) oder Allergien wären auch noch denkbar – so weit sind wir aber noch nicht. Die dazugehörigen Zeilen haben wir dann mit unseren Gästen befüllt und zwar erstmal ohne Rücksicht auf Verluste – streichen kann man ja immer noch.

Ein Hinweis zum Thema Gästeliste: Achtet bei der Wahl der Location später auch darauf, ob es eine Mindest-Gästezahl an gibt – nicht nur die maximale Anzahl an Gästen ist wichtig!
Denn sonst habt ihr früher oder später das Problem, dass ihr bei weniger Gästen pro (fehlendem) Kopf etwas nachzahlen müsst (oft der Preis eines Menüs). Andere Locations wollen einen gesicherten Mindestumsatz. Wenn dieser mit wenigen Gästen nur schwierig zu erreichen ist: ladet einfach mehr ein! Da ist es gut, wenn die Liste etwas länger ist, denn es werden vermutlich auch einige absagen oder nicht kommen.

Schritt 2: Locationsuche – Anschreiben und Aufbereitung

Einen guten Tipp, den ich mir zunutze gemacht habe, um schöne Locations zu finden, möchte ich heute mit euch teilen.
Ihr habt schon einen Wunsch-Hochzeitsfotografen, der aus eurer Nähe kommt? Perfekt! Schaut einfach auf seiner Webseite, seinem Blog oder seiner Facebook-/Instagram-Page, wo er Hochzeiten fotografiert. So schlagt ihr zwei Fliegen mit einer Klappe:

  1. Ihr bekommt eine Liste von Locations serviert, die mit hoher Wahrscheinlichkeit bei euch in der Nähe sind, da man die Anfahrt des Fotografen ab einer gewissen Distanz oft zuzahlen muss, entscheiden sich viele Paare für einen Fotografen aus der näheren Umgebung.

  2. Ihr bekommt einen Eindruck davon, wie die Location wirkt. Klar sieht man hier häufig nur Ausschnitte, aber Fotos sind das, was euch am Ende bleiben wird (neben eurer Erinnerung), also schadet es nicht zu sehen, ob man dort gute Fotos machen kann und ob/wie stimmungsvoll sie sind.

Ansonsten könnt ihr natürlich auch Leute, die in der Umgebung eures Wunschtrau- bzw. -feierorts wohnen um Rat fragen. Für mich hat sich dieses Vorgehen aber sehr bewährt.

Was den Inhalt des Anschreibens angeht, so ist ein grober Zeitplan mit Dienstleistungen, die ihr von der Location erwartet, immer sehr hilfreich. So kann euch die Location ein möglichst auf euch zugeschnittenes Angebot zuschicken. Viele senden euch aber einfach nur eine standardisierte »Hochzeitsmappe« zu. Diese dient aber auch dazu, einen groben ersten Kosten- und Dienstleistungsüberblick zu bekommen.

Wenn ihr euch im nächsten Schritt, so wie wir, eine Liste an Locations anlegen wollt, kann ich euch ein Trello-Board dafür empfehlen. Wenn ihr Trello nicht kennt: das ist ein kostenloses Tool um mit der Kanban-Methode zu arbeiten. Ich habe euch hier beispielhaft mal unser Board gescreenshottet[1]:

Unser Trelloboard zur Locationsammlung

Wie ihr seht, nutzen wir vier Spalten:

  • Angefragte Locations:
    Hier sammeln wir alle Locations (Karten), die wir via E-Mail oder Kontaktformular angeschrieben haben. Zu diesem Zeitpunkt besteht die Karte aus einem Bild (von der Website geklaut) und einer Beschreibung (der Website-URL); der Titel besteht aus dem Namen der Location und in Klammern der Ort. Labels hat die Karte hier noch keine, auch kein Due Date. Ihr könnt damit natürlich arbeiten wie ihr möchtet, ich habe es eben so gemacht. Als Kommentar füge ich meinen Text ein, mit dem ich bei der Location angefragt habe.

  • Rückmeldungen:
    Haben wir eine Rückmeldung erhalten, so wird die Karte in diese Spalte verschoben. Nun erhält die Karte auch ein Label, und zwar mit den verfügbaren Daten[2]. Außerdem wir die Antwort samt Anhängen (z.B. Hochzeitsmappe, Menüvorschläge, Weinkarte, Bilder, etc.) auf der Karte festgehalten. So können wir beide jederzeit auf alle Informationen rund um eine Location zugreifen und sehen auch jederzeit den Status einer Anfrage.

  • Besichtigungstermin vereinbart:
    In diese Spalte rutscht eine Karte, sobald wir einen Besichtigungstermin vereinbart haben. Hierzu habe ich als Information das Due Date genutzt. Außerdem habe ich uns in unserem gemeinsamen Google Kalender einen Termin eingestellt. Ein weiterer Tipp: Wenn ihr euch wegen des Essens nicht sicher seid, dann reserviert nach der Besichtigung einfach direkt einen Tisch im Lokal. So habt ihr nach einer Besichtigung direkt die Möglichkeit, auch das Essen vor Ort zu testen.

  • Besichtigt:
    Hierher schiebe ich alle Karten/Locations, die wir bisher besichtigt haben. Weiter bin ich noch nicht. Vielleicht wären noch zwei weitere Spalten möglich wie »In der engeren Auswahl« bzw. »Abgelehnt«. Da wir aber noch nicht so weit fortgeschritten sind mit der Planung und uns die zwei bisher besichtigten Locations beide gefallen, endet mein Board vorerst hier.

Ich habe ein sehr ähnliches Board für Trauungs-Locations angelegt. Das kann man sowohl für standesamtliche Trauorte wie auch für Kirchen verwenden. Generell ist es wohl für alles eine gute Methode, Anfragen und Antworten und alle Informationen dazu zu sortieren.

Schritt 3: Der knallharte Location-Vergleich

Wenn ihr euch nun für eine, zwei oder drei Locations entschieden habt und ihr diese detailliert vergleichen wollt, kommt ihr nicht um eine Excel-Tabelle herum. Ich habe das in das gleiche Spreadsheet wie die Gästeliste integriert, mit einem Tabellenblatt je Location.

Den besten Vergleich zwischen Locations erhaltet ihr einmal objektiv und einmal subjektiv. Für den objektiven Vergleich empfehle ich euch die Herunterbrechung der Kosten auf einen Gast. Sprich, ihr addiert alle möglichen Kosten und teilt sie zum Schluss durch die Anzahl der Gäste. Passt nur darauf auf, dass es Kosten gibt, welche unabhängig von der Anzahl der Gäste sind und welche sich auf jeden Gast einzeln beziehen. Wenn ihr das dann mit etwas Geschick auf die Gästezahl im ersten Tabellenblatt bezieht, wird mit jeder Aktualisierung der Gästeliste auch immer gleich der Pro-Kopf-Preis aktualisiert.
Ich habe das bisher für zwei Locations gemacht und kann euch hier mal einen Screenshot davon einblenden[3]:

Ein beispielhaftes Spreadsheet zum Kostenvergleich

Die subjektiven Dinge, die sich nicht in Zahlen fassen lassen, habe ich ganz rechts in Form einer Vorteile-/Nachteileliste gesondert aufgeführt. Besonders in Abhängigkeit zu anderen Locations lässt sich diese Liste gut befüllen und kann bei gleichen Kosten doch zur Entscheidung beitragen.

Die orange gehighlighteten Felder bedeuten: das brauchst/willst du, aber es gibt noch keinen Preis dafür. Macht Sinn bei Dingen wie Floristik oder Hochzeitstorte, die man besser erst anfragt, wenn die Location save ist und man weiß, was man noch an Budget übrig hat.

So, das ist unser aktueller Stand der Planung. Falls ihr Fragen dazu haben solltet, lasst mir gerne einen Kommentar dazu da. Ich wäre auch dankbar für eure Erfahrungen, die ihr während der Planung so gemacht habt und anderen helfen könnten.

Wir werden jetzt weiter nach Locations schauen, besichtigen und uns dann hoffentlich bald für eine entscheiden können. Was danach kommt – mal sehen, ich denke, ich werde eventuell eine zweiten Teil veröffentlichen.

(Bildquelle: Ben Rosett via unsplash.com)

  1. Bitte nicht böse sein, dass ich hier aus Gründen die Locations verpixelt habe. Sobald wir unsere Location fix haben, mache ich eventuell einen weiteren Beitrag mit allen, die wir angefragt haben. ↩︎

  2. Plural von Datum ↩︎

  3. Auch hier habe ich einiges wieder unscharf gemacht, seid mir bitte nicht bös drum! Aber ein paar Überraschungselemente will ich dann doch geheim halten … ↩︎